Wie Sie digitale Buchhaltung in Ihrer Kanzlei effizient umsetzen

Die klassische Papierbuchhaltung ist nicht mehr alles. Wir haben heute organisatorische und technische Möglichkeiten, um eine Klientenbuchhaltung effizienter und damit auch kostengünstiger durchzuführen. Dabei sticht vor allem die digitale Buchhaltung mit ihren Möglichkeiten zur Automatisierung des Buchhaltungs-Prozesses heraus: Die Kosten je Buchungszeile können dadurch beträchtlich gesenkt werden; auch die Qualität kann mit der Papierbuchhaltung mithalten oder diese sogar übertreffen. Was digitale Buchhaltung überhaupt ist, haben wir in unserem Artikel „Mythos digitale Buchhaltung“ bereits ausführlich dargestellt. In den nächsten Zeilen konzentrieren wir uns auf den Prozess, wie Sie digitale Buchhaltung für Ihre Klienten einführen können.

Wie starte ich mit digitaler Buchhaltung?

Wollen Sie zukünftig auf digitale Buchhaltung setzen, so gilt für die Umsetzung in Ihrer Kanzlei: Viele Wege führen nach Rom! Das heißt, es gibt nicht DEN Standard-Prozess der digitalen Buchhaltung, sondern es gibt unterschiedliche Wege zur Umsetzung. Diese drei Varianten dienen Ihnen als Navigationshilfe:

Variante 1: Die Digitalisierung der Belege erfolgt beim Klienten

Bei dieser Variante beginnt der Buchungsprozess bereits beim Klienten. Der Klient stellt die Belegdaten oder die Belege in digitaler Form zur Verfügung, entweder als Datendatei (zum Beispiel bei Bankbelegen und Ausgangsrechnungen) oder als Belegbild (Eingangsrechnungen, Kassabelege, Sonstige Belege). Im Idealfall sind die Belege bereits mit den notwendigen Informationen verknüpft, damit eine automatisierte Kontenzuordnung und Verbuchung erfolgen kann. Stellen Sie dazu sicher, dass Ihr Klient die erforderliche IT besitzt um Daten zu digitalisieren, und dass er den gewünschten Arbeitsprozess einhält – nur so kann er die Daten auch in der erforderlichen Qualität für Sie zur Verfügung stellen. Kanzleiintern brauchen Sie ebenfalls eine ausgereifte, mit der Klienten-IT kompatible IT-Infrastruktur, sowie das entsprechende Know-how bei Ihren Mitarbeitern.

Diese Variante stellt die momentan rationellste Form der digitalen Buchhaltung dar. Der digitale Buchungsprozess beginnt beim Klienten und führt direkt in die Kanzlei. Der Beleglauf ist auf digitale Verarbeitung reduziert - auf Papierbelege wird dabei vollkommen verzichtet. Beachten Sie aber, dass in diesem Fall der zusätzliche Arbeitsaufwand zur Belegdigitalisierung zur Gänze auf den Klienten übertragen wird. Dies sollte gegebenenfalls bei der Leistungsverrechnung mitberücksichtigt werden.

Variante 2: Die Digitalisierung der Belege erfolgt in Ihrer Kanzlei

Diese Variante kommt ohne Einbindung des Klienten aus. Der Klient übermittelt Papierbelege, Sie digitalisieren die Belege in Ihrer Kanzlei und verbuchen diese. Dabei nutzen Sie die Möglichkeiten der automatisierten Belegverbuchung. Stellen Sie sicher, dass tiefgreifendes Know-how über die digitalen Arbeitsprozesse sowie die entsprechende IT-Infrastruktur bei Ihnen in der Kanzlei zur Verfügung stehen. Dies betrifft nicht nur die automatisierte Verbuchung, sondern insbesondere auch das Digitalisieren, also das Scannen der Belege. Da es dabei um die Verarbeitung von Massendaten geht, kann dies zu beträchtlichen kanzleiinternen Aufwendungen führen. Kleine Verzögerungen im Verarbeitungsprozess können große Auswirkungen auf Ihren Deckungsbeitrag haben.

Für Ihren Klienten bleibt bei dieser Variante alles beim Alten, er braucht weder zusätzliche IT noch ändern sich seine Arbeitsprozesse. Diese Variante ist jedoch im Vergleich zur Variante 1 weniger rationell – der Klient übermittelt weiterhin Papierbelege. Die Effizienzvorteile kommen somit erst kanzleiintern zum Tragen.

Variante 3: Sie arbeiten mit externen Dienstleistern

Externe Dienstleister haben sich auf die Automatisierung der Buchhaltung spezialisiert. Sie nutzen modernste Technologien und haben einschlägiges Know-how in digitalen Prozessen, und sie erreichen somit einen hohen Grad der Automatisierung. Externe Dienstleister übernehmen für den Steuerberater wahlweise den gesamten Buchhaltungsprozess (von der Belegdigitalisierung bis zur fertigen Klientenbuchhaltung), oder sie beziehen den Klienten und/oder die Kanzlei in den Prozess mit ein (zum Beispiel bei der Belegdigitalisierung).

Beachten Sie: Bei dieser Variante werden Belege und Daten Ihrer Klienten an den externen Dienstleister weitergegeben!

Welche Variante ist für mich die beste?

Jede Variante hat ihre Vor- und Nachteile. Der Teufel steckt gerne im Detail. Beachten Sie folgende Punkte um Ihren Weg zu finden:

• Haben Sie Klienten die ihre Belege digital übermitteln wollen? Wenn bei Ihren Klienten genügend Interesse dafür vorhanden ist dann kann Variante 1 für Sie sinnvoll sein. Interessieren sich nur wenige Klienten dafür, dann können Variante 2 oder 3 sehr gute Alternativen sein.
• Verfügen Sie in Ihrer Kanzlei über die nötige Infrastruktur um digital zu buchen? Wenn ja, dann sind die Varianten 1 und 2 sofort ein Thema für Sie. Sind umfangreiche Investitionen in Ihre IT und in das Know-how Ihrer Mitarbeiter erforderlich, ist es überlegenswert den gesamten Prozess mit Outsourcing-Partnern abzubilden (Variante 3).
• Wenn Sie Belege und Daten Ihrer Klienten nicht außer Haus geben wollen, kommt Variante 3 für Sie nicht in Frage.

Die zusätzliche Einführung von digitaler Buchhaltung steigert in jedem Fall die Komplexität in Ihrer Kanzlei und damit auch die Anforderungen an Ihre Organisation, an Ihre Technik und an Ihre Mitarbeiter. Um diese Herausforderungen problemlos zu bewältigen brauchen Sie in Ihrer Kanzlei ein effektives Qualitätsmanagement.

Dr. Christa Farmer

Präsidentin Institut Österreichischer Steuerberater