Warum wir uns mehr Gedanken über unsere IT machen sollten
In der Steuerberatung sind wir neben der Kompetenz und dem Wissen unserer Mitarbeiter von einem weiteren Faktor stark abhängig – einer funktionierenden IT-Infrastruktur:
- die Wertschöpfungsprozesse, also Buchhaltung, Lohnverrechnung, Steuererklärungen etc. sind fast durchwegs über Software-Systeme gesteuert;
- der Austausch von Daten mit Klienten und Behörden erfolgt zunehmend elektronisch;
- die Sicherung und Archivierung von Daten wird zunehmend mittels digitalen Dokumentenmanagement-Systemen bewerkstelligt.
Structure follows Strategy
Die Infrastruktur muss geeignet sein, um die Durchführung der Arbeitsprozesse zu gewährleisten. Insofern müssen wir uns darüber im Klaren sein, wie wir arbeiten möchten. Darauf abgestimmt können wir eine entsprechende IT-Infrastruktur mit passender Hard- und Software aufbauen.
7 Schritte zur IT-Optimierung
Da wir der IT-Infrastruktur diese große Aufmerksamkeit schenken müssen, empfehlen wir folgende Schritte, um sich einen Überblick von der aktuellen IT-Infrastruktur zu machen bzw. um eine passende IT-Infrastruktur zu beschaffen:
- Legen Sie das von Ihnen gewünschte Dienstleistungsportfolio fest. Was wollen Sie in welcher Form anbieten?
- Legen Sie Ihre Prozesse fest. Wie arbeiten Sie?
- Analysieren Sie Ihre aktuelle IT-Infrastruktur.
Bietet die vorhandene IT die nötigen Funktionen, um Ihre Prozesse abzubilden?
Kann neue IT mit den vorhandenen Ressourcen beschaff t, gewartet und bedient werden?
Ist es sinnvoll IT und Prozesse eventuell auszulagern? - Erstellen Sie Sicherungskonzepte für Ihre Daten.
- Schützen Sie Ihre Kanzlei vor (unerwünschten) Zugriff en von außen.
- Erstellen Sie eine Hardware-Liste, insbesondere, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter auch außerhalb der Kanzlei arbeiten.
- Installieren Sie ein Verschlüsselungskonzept für Ihre Daten, um sie vor Missbrauch und Diebstahl zu schützen.
Diese Schritte helfen Ihnen, Ihre IT-Infrakstruktur zu optimieren, damit Sie für Ihre Aufgaben bestmöglich gerüstet sind.
Dr. Christa Farmer
Präsidentin Institut Österreichischer Steuerberater
