Ohne fundiertes Wissen können wir unsere Dienstleistungen in der Steuerberatung nicht erfüllen und aufrechterhalten. Spricht man von Wissen, so kann man dabei zwei Arten unterscheiden:

• personales Wissen: dieses Wissen ist an bestimmte Personen gebunden und
• organisationales Wissen: dieses Wissen ist nicht an eine bestimmte Person gebunden, sondern existiert auch dann noch in der Organisation, wenn die Person ausscheidet.

Organisationales Wissen wird jedoch nicht durch die Organisation selbst erzeugt – es ist immer der Mensch, der mit seinem Wissen die Entstehung von organisationalem Wissen ermöglicht. Damit bleibt die Wissenserzeugung und -entwicklung personengebunden. Jedoch kann das personengebundene Wissen der gesamten Organisation zugänglich gemacht werden.

Fachwissen vs. kanzleispezifischem Wissen

Das Fachwissen wird in einer Steuerberatungskanzlei über die Partner und durch die Mitarbeiter eingebracht. Dies kann über Befähigungsnachweise und über Zeugnisse belegt werden. Es ist nicht notwendig dieses Fachwissen auch organisatorisch zu erfassen. Scheiden Mitarbeiter aus, können andere mit denselben Qualifikationen die Wissenslücke schließen.

Anders ist die Situation bei kanzleispezifischem Wissen, das durch das reine Fachwissen nicht abgedeckt ist. Dies betrifft zum Beispiel die Arbeitsprozesse, Strukturen über Verantwortungen und Entscheidungskompetenzen, spezielle Vereinbarungen oder spezifische Klientenerwartungen. Solches Wissen sollte möglichst organisational vorhanden sein und somit ebenfalls schriftlich dokumentiert werden.

Digitale Dokumentation als Erfolgsfaktor

Die schriftliche Dokumentation muss entsprechend strukturiert und aufbereitet werden. Jegliche Änderungen und Aktualisierungen sind dabei entsprechend vorzunehmen, um stets auf die aktuelle Version Zugriff zu haben. Folgende Punkte sollten Sie dabei beachten:

• Führen Sie das „Single Point of Truth“ Prinzip ein, und zwar
  – beim Ablagesystem: es gibt nur ein Ablagesystem!
  – bei den Dokumenten: Dokumente werden als Dateien im Ablagesystem gespeichert und nirgendwo anders (z.B. nicht als E-Mail-Anhang beibehalten und gespeichert).
• Definieren Sie ein klares, einheitliches Zugriffs- und Berechtigungskonzept für Ihr Ablagesystem. Dieses Konzept regelt den Zugriff auf allen Ebenen des Systems, bis hin zu den Dokumenten.
• Überwachen Sie Änderungen an Dokumenten über eine Versionskontrolle. Ein revisionssicheres, elektronisches Dokumentenmanagementsystem garantiert diese Versionskontrolle.
• Definieren Sie klare Regeln für die Ablage von Dokumenten, vor allem Regeln
  – zur Verschlagwortung,
  – für Abkürzungen,
  – für Datumsformate.
  Das ermöglicht ein schnelles Wiederauffinden der Dokumente.
• Führen Sie Regeln ein, was mit Dokumenten geschieht, deren Aufbewahrung nicht mehr notwendig ist, und wie diese Dokumente vernichtet werden (z.B. Rückgabe an den Klienten, Schreddern mittels Längs- oder Crosscut).
• Führen Sie eine redundante Datensicherung durch. Archivierte Dokumente sollten darüber hinaus regelmäßig „zurückgelesen“ werden. Damit stellen Sie fest, dass die Speicherung auch wirksam funktioniert.

Dr. Christa Farmer

Präsidentin Institut Österreichischer Steuerberater