Mein wichtigster Mitarbeiter kündigt – wie verhindere ich den Stillstand

„Wenn unsere Sekretärin von heute auf morgen geht, bricht in unserer Kanzlei das Chaos aus!“ Dies mag etwas überspitzt formuliert sein, im Kern trifft es jedoch in vielen Kanzleien zu: Der Abgang eines Mitarbeiters hinterlässt eine Lücke in der Organisation, die nur schwer wieder geschlossen werden kann. Formulare werden nicht mehr gefunden, Rechnungen gehen nicht rechtzeitig hinaus, Fristen werden übersehen, Ansprechpartner bei Behörden fehlen, Detailwissen zu den Klienten verschwindet, etc.

Das Problem: Informationen hängen ausschließlich an einzelnen Mitarbeitern

Treten solche Situationen bei Ihnen auf, dann liegen die Ursachen meist darin, dass Sie Ihre Arbeitsweisen sowie das Wissen Ihrer Mitarbeiter nicht klar dokumentiert und transparent dargestellt haben. Beim Ausfall eines einzelnen Mitarbeiters können somit seine Aufgaben nicht lückenlos von anderen übernommen werden. In Ihrer Kanzlei fehlen die notwendigen Management-Instrumente damit die Arbeit unabhängig vom individuellen Wissen einzelner Mitarbeiter reibungslos funktionieren kann.

Was können Sie tun?

Um zu erreichen, dass die tägliche Arbeit möglichst unabhängig von einzelnen Mitarbeitern erfolgen kann, müssen alle wesentlichen Informationen zu den Arbeitsabläufen im Unternehmen verfügbar sein. Und zwar so, dass alle Mitarbeiter im Bedarfsfall darauf zugreifen und damit arbeiten können.

Dies wird in einem Unternehmen mit der Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems erreicht. Die Kernpunkte eines Qualitätsmanagement-Systems sind:

• Sie dokumentieren Ihre Arbeits-Prozesse und machen diese sichtbar;
• Sie bringen eine Struktur in Ihre Arbeits-Abläufe sowie in Ihre gesamte Organisation;
• Sie lösen Schnittstellenprobleme;
• Sie schaffen klare Zuständigkeiten.

Dies führt bei Ihren Mitarbeitern zu klaren und einheitlichen Arbeitsweisen – reibungslose Übergaben werden dadurch möglich. Die gesteigerte Transparenz in Ihrer Organisation erhöht bei Ihren Mitarbeitern zudem auch die Sicherheit bei der Leistungserstellung und stärkt das Vertrauen in die eigene Arbeit.

Dr. Christa Farmer

Präsidentin Institut Österreichischer Steuerberater