„Wer suchet der findet“ – oder auch nicht! Wem ist das noch nicht passiert: ein wichtiges Dokument ist weg. Die unangenehmen Folgen können sehr weitreichend sein – in jedem Fall bedeutet ein verschwundenes Dokument aber eine nervtötende Dokumentensuche und damit einen hohen Zeitaufwand.



„Dokument“ – vom Schriftstück zum Datenfile

Steuerberatungskanzleien haben eine regelrechte Dokumentenflut. Es gibt wohl nur wenige Berufe die tagtäglich mit ähnlich vielen Dokumenten arbeiten. Ein Dokument ist allerdings nicht mehr nur ein Schriftstück – durch die Digitalisierung muss der Begriff heute viel weiter gefasst werden. Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumententypen: Das Papierdokument wird ergänzt durch digitale Dokumente, wie Emails, Text-Dateien, Präsentationen, Tabellen oder Scan-Bilder. Zusätzlich arbeiten wir auch noch mit Datenfiles in verschiedenen Formaten (XML-Dateien, MT940, etc.).

Für unsere Kanzleiorganisation bedeutet das oftmals, dass wir für unterschiedliche Dokumententypen auch verschiedene Ablage- und Archivierungssysteme führen, meist parallel nebeneinander. Die Papierordner werden weitergeführt und ergänzt durch Email-Archivierungen (zB Outlook) und Datei-Archivierungen (zB Windows Explorer). Diese Systeme lassen wir oft wachsen und hinterfragen nicht deren Sinnhaftigkeit oder deren Struktur.

Für das Dokumentenarchiv gilt: Digital zuerst!

Je höher die Komplexität, desto höher die Fehleranfälligkeit! Dies gilt insbesondere auch für das Dokumentenmanagement. Deshalb ist es anzuraten, nur EIN Archivierungssystem zu nutzen und dieses System effizient zu organisieren. Dabei kommt man um ein digitales Dokumentenmanagementsystem nicht herum.

Vergleichen wir ein Papierarchiv mit einem effizient organisierten digitalen Dokumentenmanagementsystem dann können wir festhalten:

• Die digitale Belegablage ist sicherer!

Ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem garantiert, dass die Dokumente unverändert und fälschungssicher gespeichert sind, dass keine Dokumente verloren gehen, und dass die Inhalte über unterschiedliche Suchfelder wieder auffindbar sind. Das ist bei einer Papierablage nicht möglich.  

• Die digitale Belegablage ist kostengünstiger!

Dafür ist vor allem die wesentlich schnellere Dokumentensuche maßgebend. Darüber hinaus fallen keine Platzbedarf-, Papier- und Druckkosten an. Die Investitionskosten in Soft- und Hardware sind unter diesen Gesichtspunkten schnell amortisiert.

• Die digitale Belegablage macht unabhängig!

Jeder Mitarbeiter kann jederzeit von jedem Ort auf die Dokumente zugreifen. Das ist heute technisch ohne großen Aufwand zu realisieren.

Deshalb gilt für das Dokumentenarchiv: So digital wie möglich! Behalten Sie Papierdokumente nur, wenn es unbedingt erforderlich ist.

Wir empfehlen!

1. Schaffen Sie eine effiziente technische Infrastruktur! Statten Sie Ihre Kanzlei mit einem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem aus. Legen Sie folgende Punkte fest:
   • Eine Berechtigungsstruktur: Welche Mitarbeiter haben welche Zugriffs- und Bearbeitungsrechte;
   • Eine sinnvolle Ablagestruktur: zB Klient – Dokumentenart – Leistung – Postein/ ausgang –  Sachbearbeiter;
   • Regeln zur Verschlagwortung: zB einheitliche Abkürzungen, einheitliche Begriffsverwendungen;
2. Digitalisieren Sie alle relevanten Papierdokumente direkt beim Posteingang. Stellen Sie sicher, dass die digitalen Dokumente sofort ins Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden.
3. Handschriftliche Protokolle oder Gesprächsnotizen werden ebenfalls digitalisiert und abgelegt. Vorteilhaft ist es solche Notizen einzutippen (anstatt zu scannen), weil dann auch eine Volltextsuche bzw. OCR-Erkennung auf diese Dokumente möglich ist.
4. Jedes geschäftsrelevante Dokument das die Kanzlei verlässt (per Brief oder per Email) muss digital archiviert werden.
5. Alle geschäftsrelevanten internen Dokumente (Memos, Protokolle, Verträge, etc.) müssen ebenfalls digital archiviert werden.

Stellen Sie sicher, dass diese Regeln zur Dokumentenarchivierung allen Mitarbeitern zugänglich sind und auch von allen eingehalten werden. Dies können Sie durch die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems in Ihrer Kanzlei erreichen.

Dr. Christa Farmer

Präsidentin Institut Österreichischer Steuerberater